POLITICA PROGRAMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE DATOS PERSONALES

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RCL CARGO TRANSPORTES SAS, sociedad comercial identificada con NIT. 830.116.474-8, ubicada en la calle 17ª N° 69b 74 en la ciudad de Bogotá- Colombia, en adelante la EMPRESA, informa a todas sus partes interesadas, clientes, proveedores, contratistas, terceros, colaboradores y empleados que es responsable del tratamiento de los datos personales que le sean entregados directamente por el titular de la información, La empresa respeta la legislación vigente en materia de protección de datos personales, privacidad de los usuarios y la reserva y seguridad de los datos personales, de conformidad con lo establecido en la legislación aplicable en materia de protección de datos, mediante la ley 1581 del 17 de octubre de 2012, ley que fue regulada por los Decretos 1377 de 2013 (hoy incorporados en el Decreto único Reglamentario 1074 de 2015) cuyo objeto es desarrollar el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, suprimir, revocar y rectificar todo tipo de información recogida en bases de datos, consciente y comprometida con la responsabilidad que le asiste en materia de Tratamiento y Protección de Datos. Para el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas RCL CARGO TRANSPORTES SAS ha elaborado la presente POLITICA PROGRAMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE DATOS PERSONALES, cuyo cumplimiento es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la sociedad. Se informa a todos los titulares, que sus datos de carácter personal solo se pedirán si son necesarios para el desarrollo del servicio, contrato o labor que se requiera contratar con La Empresa, serán tratados para monitorear el cumplimiento del vínculo contractual que corresponda, asegurar el cumplimiento de los sistemas gestión del riesgo que la empresa deba cumplir legalmente, y cuyas finalidades específicas se determinan en el formato de autorización de tratamiento de datos de cada una de las contrapartes, siendo este un documento anexo, como requisito que formará parte del contrato, o servicio que genere un vínculo con la empresa. Para ello la alta dirección de la organización, ha decidido ajustar y establecer los controles y procedimientos necesarios para garantizar la seguridad, custodia, confidencialidad, reserva y privacidad de la información, estableciendo los lineamientos para el Tratamiento de Datos Personales y de la Información que ha acogido, en su plataforma, archivos y bases de datos, comunicando qué información recopilamos, qué tratamiento hacemos con ella, con quién la compartimos y con quién deberá contactar si tiene alguna inquietud. Es importante que en caso de que usted proporcione datos personales a RCL CARGO TRANSPORTES SAS; estos le pertenezcan a titulo personal o en calidad de representante del Titular de los datos o persona autorizada para proporcionarlos, lo cual se debe acreditar conforme a los formatos y herramientas que la empresa ha implementado para ello. Asimismo, y para una mejor atención y mayor protección de sus datos, es necesario que los datos personales que proporciona a RCL CARGO TRANSPORTES S.A.S sean correctos, completos, veraces, exactos y actuales. En caso de que exista algún error o actualización le solicitamos atentamente nos lo notifique conforme a lo contenido en la presente Política. DERECHO DE LOS TITULARES Es deber de RCL CARGO TRANSPORTES SAS., informar al titular de la información, los derechos y deberes que le otorga la normatividad aplicable y vigente respecto a la protección de datos y el derecho a la información, los cuales se detallan con mayor precisión en el manual, politicas internas y procedimientos de la información, sin embargo, se citan a continuación de manera general: 1) Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a la EMPRESA. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 2) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA cuando expresamente se exceptúe, como requisito para el tratamiento. 3) Ser informado por la empresa previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. 4) Presentar ante el oficial de tratamiento de datos personales de la empresa, sugerencias, peticiones, quejas o reclamos por infracciones a lo dispuesto en el tratamiento de sus datos personales, y/o por infracciones a sus derechos que por Ley que los cobija. 5) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando LA EMPRESA haya determinado que en el Tratamiento la Empresa o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento. 6) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Para consulta de sus datos personales, solicitud de la autorización o información sobre el uso otorgado a los datos, usted puede realizar la consulta o solicitud respetuosa por escrito, dirigiendo su comunicación al email: ocumplimiento@rclcargo.com.co, y/o a Calle 17 a No.69b 74, en la ciudad de Bogotá – Colombia. En caso de que algún formulario señale que algunos datos son opcionales, la entrega de los mismos quedara a decisión suya. Estos datos serán utilizados para facilitar la prestación del servicio y la mejor adecuación del mismo. No será necesaria la autorización del titular cuando se trate de: • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. • Datos de naturaleza pública • Casos de urgencia médica o sanitaria • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. • Datos relacionados con el registro civil de las personas. MEDIDAS GENERALES DE SEGURIDAD LA EMPRESA cuenta con las medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas suficientes para proteger sus datos personales con el fin de evitar el daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos. Todo el personal de la empresa que maneja, usa, recaba o transfiere datos personales en cualquier fase del tratamiento de los mismos, está obligado a mantener reserva, discreción, confidencialidad y custodia sobre los mismos. Se encuentra estrictamente prohibida la copia, destrucción, uso, venta, divulgación, transmisión, acceso, tratamiento, daño, alteración y/o modificación no autorizada de los datos personales proporcionados por los Titulares, salvo autorización del Titular de la información. RCL CARGO TRANSPORTES, es una empresa comprometida con la seguridad de sus datos y la prestación de un servicio de calidad, por ello, consciente del desarrollo tecnológico y de los riesgos que con ello se conlleva, se compromete a implementar y conservar las medidas de seguridad necesarias, suficientes y óptimas para el efecto de evitar en la medida de lo posible cualquier riesgo que pudiera afectar sus datos personales. En caso de que existiera alguna situación de riesgo, inmediatamente LA EMPRESA adoptará el procedimiento adecuado para la solución de la problemática que se presentase. Todas las solicitudes que presente el titular para ejercer sus derechos para la protección de sus datos personales, deberán ser dirigidas y atendidas exclusivamente por el Oficial para la Protección de Datos Personales de LA EMPRESA. Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y /o virtual para la vinculación a cualquier servicio o beneficio de LA EMPRESA. RCL CARGO TRANSPORTES SAS, se encarga directamente del tratamiento de los datos personales, sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, quien se reconocerá como encargado de los datos, quien está obligado a cumplir con la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos. Es nuestro deber informar a nuestros aliados los derechos que tienen como Titulares de la información definidos por ley, tales como: • Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a la EMPRESA. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. • Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA cuando expresamente se exceptúe, como requisito para el tratamiento. • Ser informado por la empresa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. • Presentar ante el oficial de tratamiento de datos personales de LA EMPRESA, sugerencias, peticiones, quejas o reclamos por infracciones a lo dispuesto en el tratamiento de sus datos personales, y/o por infracciones a sus derechos que por Ley que los cobija. • Revocar la autorización /o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando LA EMPRESA haya determinado que en el Tratamiento la Empresa o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. ATENCION DE PQRS (Petición, queja, reclamo, solicitudes) Para ejercer sus derechos deberá presentar una petición, queja, reclamo, consulta como titular de la información y/o representante, usted debe tener en cuenta la siguiente información: 1) Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso otorgado a los datos, usted puede realizar la consulta o solicitud respetuosa por escrito, dirigiendo su comunicación al email: ocumplimiento@rclcargo.com.co, y/o a Calle 17 a No.69b 74, en la ciudad de Bogotá – Colombia. La consulta debe ser realizada a través de comunicación dirigida al Oficial tratamiento de Datos Personales. Indicando claramente el nombre completo del titular, acreditando su calidad, la descripción de la consulta, queja, reporte, y/o petición, aportar las pruebas que posea y considere pertinentes, la dirección de notificación y el teléfono de contacto. Las solicitudes de consulta, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 2) Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Es responsabilidad de todos los funcionarios de RCL CARGO TRANSPORTES S.A.S velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores, clientes y contratistas) también se responsabilicen de ella. Queda totalmente prohibida la reproducción total o parcial de los contenidos de las bases de datos, ficheros, archivos, documentos que contengan Datos Personales, a menos que sea autorizado por el titular de la información. La utilización no autorizada de estos contenidos dará lugar a las responsabilidades legalmente establecidas. LA EMPRESA no será responsable de las infracciones realizadas por el Titular del Dato que afecten a terceros. ATENCION INCIDENTES DE SEGURIDAD En caso de que se presente un incidente con sus datos personales, es decir, cualquier anomalía, novedad, que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas, el usuario titular de la información debe comunicarla de inmediato al Oficial de Cumplimiento de Protección de Datos personales de LA EMPRESA, quien adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado, siguiendo el procedimiento definido en el Manual. Es responsabilidad de cada Empleado, contratista, Proveedor, cliente, consultor o tercero, reportar de manera oportuna cualquier evento sospechoso, debilidad o violación de políticas que pueden afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos e información personal de la Empresa. TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES SENSIBLES Y DATOS DE MENORES DE EDAD La empresa restringe el tratamiento de datos personales sensibles y de los menores de edad a lo estrictamente indispensable y solicita consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento, y por ello los titulares tienen la facultad de contestar o no las preguntas que versen sobre datos personales sensibles o sobre los datos de menores de edad a su cargo. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, los datos biométricos, registros fílmicos y/o fotográficos. LA EMPRESA, tiene el deber de informar de manera previa y expresa mediante los mecanismos de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la Ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias, los titulares no están obligados a otorgar la autorización sobre el tratamiento de datos sensibles. Así mismo deberá informar al titular (representantes legales, apoderados, causahabientes) de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que sean objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad exclusiva de su tratamiento, y por ello los titulares tienen la facultad de contestar o no las preguntas que versen sobre datos personales sensibles o sobre los datos de menores de edad a su cargo. En caso de que algún formulario señale que algunos datos son opcionales, la entrega de estos quedará a decisión suya. Estos datos serán utilizados para facilitar la prestación del servicio y la mejor adecuación de este. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, LA EMPRESA implementará las medidas administrativas, técnicas y del talento humano necesarias para proteger la confidencialidad y privacidad de la información. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: 1) Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes 2) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 3) De acuerdo con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, se debe tener en cuenta la opinión del el niño, niña o adolescente. 4) Que se cumpla con los principios previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado. LA EMPRESA restringe el tratamiento de datos personales sensibles y de los menores de edad a lo estrictamente indispensable. Los menores de 18 años no podrán usar los servicios disponibles de RCL CARGO TRANSPORTES S.A.S., a través del desarrollo de su actividad ni a través de su Sitio Web sin la previa autorización de sus padres, tutores o representantes legales, quienes serán responsables de todos los actos realizados, incluyendo el diligenciamiento y/o la complementación de los formularios con los datos personales de dichos menores y la marcación, en su caso, de las casillas que los acompañan CONTROL DE ACCESO, VIDEO VIGILANCIA, REGISTROS FOTOGRÁFICOS Y/O FÍLMICOS, CONTROL BIOMÉTRICO Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida cuentan con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores autorizados y que permite guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas. LA EMPRESA, cuenta con cámaras de video vigilancia en sus instalaciones que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad y vigilancia física. De igual manera LA EMPRESA cuenta con registros fotográficos y/o fílmicos, de las actividades de bienestar que se ejecutan en la compañía y con registro de control biométrico para el control de acceso y salida de los trabajadores de las instalaciones de la Sociedad. Lo anterior cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Video vigilancia, expedidos por la SIC como autoridad de control. Las imágenes sólo serán conservadas por un tiempo máximo de 15 días. SANCIONES El incumplimiento y/o violación de esta Política, constituye una falta e incumplimiento grave contractual, indistintamente de la naturaleza del contrato, convenio o vinculación con la empresa, que podrá generar como consecuencia, además de las legales, la terminación del contrato de trabajo del empleado por justa causa por parte de la Sociedad, terminación inmediata de la contratación y/o prestación del servicio o labor, entre otras consecuencias sancionatorias pecuniarias, de responsabilidad administrativa, disciplinaria y si es del caso denuncias penales que legalmente deban originarse. DISPOSICIONES FINALES Informamos a todos los Titulares de Datos, de igual forma, que podrá acceder a nuestro Procedimiento para la Protección de Datos Personales, mediante la página web o instalaciones de RCL CARGO TRANSPORTES S.A.S el cual forma parte integral de la presente Política. RCL CARGO TRANSPORTES se reserva el derecho de modificar en cualquier momento de manera unilateral su política de datos personales. Cualquier cambio sustancial será publicado en la página web: www.rclcargo.com.co y/o mediante cualquier medio de comunicación legalmente habilitado y utilizado con nuestros clientes, proveedores, contratistas, empleados, asociados a la empresa. La vigencia de la Autorización de tratamiento de datos personales estará sujeta al periodo en que se mantenga la finalidad del tratamiento; el Titular del dato acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó, o se presuma su aceptación y durante el tiempo en que LA EMPRESA realice, suministre, preste o adelante las actividades propias de su actividad económica y comercial. La vigencia de la Política de Tratamiento de datos personales rige a partir del primero de junio de dos mil veinte (01 de junio de 2020) y estará publicada en la Página Web de RCL CARGO TRANSPORTES S.A.S.